Article proposé par le chalet « les Cabrioles » www.cabrioles.com
 

Nous proposons chaque été plusieurs séjours en Haute-Savoie.
 

Il est crucial que tous les enfants arrivent au chalet en même temps pour garantir un bon début de séjour.
 

• Comment répartir les chambres avant que les enfants n’aient eu le temps de faire connaissance ?
   
• Comment s’assurer que le voyage soit aussi court et agréable que possible ?
   
• Comment équilibrer les souhaits des parents avec les exigences logistiques de l’organisation ?
  
   

Tout cela n’est pas simple, même si nous n’organisons qu’un petit nombre de départs.

Bien avant le départ, il est nécessaire de réserver les places dans le TGV au départ de Paris, en estimant au mieux le nombre de places à prévoir, bien sûr avant que les inscriptions ne soient closes.

À 30 jours du départ, il faut ajuster ce nombre et restituer les éventuelles places excédentaires au service groupe de la SNCF.

 

Ensuite, il est important de coordonner le départ de Lyon avec l’arrivée du TGV venant de Paris, ainsi que les pré-acheminements permettant aux enfants venant de plus loin de participer au séjour.
 

Enfin, il faut déterminer l’horaire d’accueil sur place pour les parents qui déposent leurs enfants et gérer les cas particuliers (certaines familles d’expatriés font voyager leurs enfants en UM jusqu’à Genève).
 

Tout au long de ce processus, nous avons en tête la priorité de la sécurité. Les encadrants doivent être présents au départ, porter les blousons aux couleurs des Cabrioles, et chaque "invitation au départ" doit être vérifiée deux fois, car aucune erreur n’est permise.
 

Ce sont les préoccupations des débuts de séjour, et bien que cette organisation soit relativement simple pour le chalet Les Cabrioles, de véritables services logistiques sont nécessaires dans des organismes plus importants. Quand les parents laissent leur enfant sur le quai de la gare pour un départ en séjour, ils ne sont pas forcément conscients de toutes les structures mises en place pour garantir ce départ... et c’est tant mieux ainsi !

Vincent LE CAM